Come gestire un webinar aziendale

Nelle prossime righe esamineremo il percorso di creazione di un webinar. Partiremo dalla fase di pianificazione fino allo svolgimento. Affronteremo il tema relativo agli elementi formali e sostanziali del webinar. In particolare i webinar aziendali interattivi.
Innanzitutto si deve considerare il grado di attenzione richiesto a tutti i partecipanti, che devono momentaneamente accantonare i propri interessi per partecipare al webinar che quindi deve avere contenuti altamente interessanti e utili. Questo è vero ancor di più nel contesto di webinar con finalità di marketing industriale

Quali argomenti trattare

A seguire un elenco di argomenti erogabili attraverso webinar:
• Approfondimento di argomenti di nicchia
• Tavole di lavoro relative a situazioni attuali basate su competenze verticali
• Tutorial
• Riadattamento di presentazioni proposte durante eventi in presenza o interviste a esperti del settore.

Alcuni argomenti da evitare:

• Argomenti già trattati
• Argomenti generali
• Vendite camuffate negli approfondimenti.

Ingannare con promesse non mantenute contribuisce alla perdita di credibilità.

Costruire un webinar: argomenti e pianificazione

Esistono due aspetti caratteristici da considerare nella produzione di un webinar, che coprono aspetti sia tecnici che contenutistici. Entrambi ricchi di sfide semplici e complesse. Non dimentichiamoci che per un ‘azienda si tratta comunque di una sere di contributi da trasmettere in diretta streaming,
È indispensabile scegliere un argomento univoco, forte e interessante, in modo da ridurre il rischio di allontanarsi dal tema nel corso del webinar.
Facendo un esempio l’argomento delle ricerche a pagamento, decisamente ampio, può essere concentrato con l’argomento della gestione con il remarketing delle offerte.

Come designare i relatori di un webinar

È importante che i relatori sia ferrati dell’argomento, che siano autorevoli e che si sentano a proprio agio nel parlare ad un pubblico collegato attraverso una webcam.
L’esperienza della materia è alla base della buona riuscita del webinar in quanto garantisce la corretta gestione delle domande e dell’attenzione dei partecipanti.
Non gestire adeguatamente la presenza della telecamera o l’esposizione davanti ad un pubblico sono spesso connessi a fallimenti. A l proposito valgono i medesimi consigli che si trovano in questo articolo su come fare una diretta streaming su YouTube

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Delineare il format di un webinar aziendale

Per delineare il format si devono considerare diverse variabili tra cui le principali sono: complessità degli argomenti e autorevolezza dei relatori.
È indispensabile definire il numero e la tipologia di relatori e le modalità con cui avverrà ogni intervento. Il webinar può essere condotto da un solo relatore oppure da due in forma di intervista o da più relatori in presenza di un moderatore.

Video e promozione

La fase di promozione è indispensabile. Si deve prevedere in anticipo con campagne di marketing mirate e azioni di mailing. Per una promozione efficacie si consiglia la pubblicazione di video sui social aziendali chiedendo la condivisione. Un modo ancora più efficiente di coinvolgimento di pubblico è quello di organizzare un webinar insieme ad altre aziende.

Sceneggiatura e webinar

La presenza di uno script favorisce la buona riuscita del webinar. Anche i relatori e i produttori più esperti si avvalgono di questo supporto per aiutarsi a rimanere sul tema perché non è affatto semplice gestire un’intera ora anche conoscendo pienamente l’argomento trattato. Si rischia di uscire dall’argomento o di perdere l’attenzione dei partecipanti. Lo script rappresenta una mappa che deve amalgamare esposizioni con visione di contenuti video.

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Fattori tecnici

Le piattaforme webinar

La scelta di quale piattaforma utilizzare è molto ampia. Se è vero che fino a qualche tempo fa il gestionale più usato era GoToWebinar attualmente molti produttori si sono spostati su GoToTraining. Anche se entrambe sono di Citrix la seconda garantisce maggiori accessi e un taglio evidentemente più affine al mondo della formazione.

Audio

L’adeguatezza dell’audio è fondamentale per la buona riuscita del webinar. L’audio deve essere qualitativamente adeguato, primo di rumori di fondo, emesso ad un volume sufficiente senza essere eccessivo. Data l’importanza di questo fattore è indispensabile usare microfoni professionali a cavo e che siano anche direzionali.

Giuseppe Galliano Studio
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